Teklif · Karar · İş · Ödeme
Satış, PDF gönderildiğinde değil; karar, teslim ve ödeme aynı kayda bağlandığında tamamlanır.
Tekliften tahsilata süreç, farklı ekiplerin aynı satışın güncel durumunu görebilmesini sağlar. Amaç her adımı otomatikleştirmek değil; sorumluyu, kanıtı ve bir sonraki hareketi kaybetmemektir.
Bu rehber nasıl hazırlandı?
İçerik, TeklifGönder’in teklif hazırlama, fiyat hesaplama, sürümleme, müşteri paylaşımı ve satış sonrası kayıt akışları üzerinde yapılan ürün içi kontrollerden yararlanılarak hazırlandı. Örnekler temsili olup vergi veya hukuk danışmanlığı değildir. İçerik ve düzeltme yöntemini inceleyin.
Kısa cevap
Tekliften tahsilata satış süreci; müşteri ihtiyacını kaydetme, fiyat ve kapsamı sürümleme, teklifi güvenli biçimde gönderme, müşteri kararını belirli sürüme bağlama, kabul edilen işi operasyona devretme, teslim ve belge durumunu kaydetme, ödeme ile kalan bakiyeyi izleme adımlarından oluşur. Her adımın sorumlusu, zamanı ve tamamlanma kanıtı açık olmalıdır.
01
1–2. İhtiyacı ve ticari sürümü sabitleyin
Müşteri, ilgili kişi, ihtiyaç, bütçe veya kapsam notu ve beklenen karar tarihi ilk kayıtta yer almalıdır. Teklif kalemleri hazırlanırken miktar, birim, fiyat, vergi, teslim ve ödeme koşulları aynı ticari bağlamda tutulur.
Gönderilen sürüm sonradan sessizce değişmemelidir. Revizyon istenirse yeni sürüm oluşturulur; eski sürüm müşteri kararının hangi içeriğe verildiğini göstermek için korunur.
02
3–4. Gönderimi ve müşteri kararını kayda bağlayın
Gönderim kanalı ne olursa olsun müşterinin açtığı belge veya bağlantı belirli sürümü göstermelidir. Görüntüleme bilgisi satış takibine yardımcı olur; tek başına kabul anlamına gelmez.
Kabul, ret, revizyon veya karşı teklif yanıtı; zamanı ve ilgili sürümüyle kaydedilir. Sözlü ya da mesajla gelen karar çalışan tarafından giriliyorsa bunun kullanıcı beyanı olduğu açıkça belirtilir.
- Görüntüleme ile ticari kabulü birbirinden ayırın.
- Kararın hangi teklif sürümüne ait olduğunu saklayın.
- Yeni fiyat veya kapsamı eski sürümün üzerine yazmayın.
03
5–6. Kabul edilen satışı işe ve belgeye dönüştürün
Kabul edilen teklif yeniden yazılmadan operasyon kaydına geçmelidir. Sorumlu kişi, ilk iş adımı, teslim tarihi, gerekli dosyalar ve müşteri bağımlılıkları teklif bağlamıyla birlikte görünür tutulur.
Teslim veya hizmet tamamlandığında tarih ve gerekiyorsa kanıt kaydedilir. Fatura ya da e-belge süreci kullanılan muhasebe düzenine ve desteklenen entegratöre göre yürütülür; teklif kaydı tam muhasebe veya mevzuat kontrolünün yerine geçmez.
04
7. Tahsilatı satış sonucunun parçası olarak izleyin
Kaparo, ara ödeme ve bakiye; tutar, para birimi, vade ve ödeme durumu ile kaydedilir. Kartla ödeme kullanılıyorsa sağlayıcının doğruladığı sonuç esas alınmalı; yönlendirme ekranına dönülmesi tek başına ödeme kanıtı sayılmamalıdır.
Süreç tamamlandığında teklif toplamı, teslim durumu, oluşturulan belge ve tahsil edilen tutar birbiriyle tutarlı olmalıdır. Açık bakiye veya geciken iş varsa sorumlusu ve sonraki takip tarihi belirlenir.
Doğrudan kullanın
Kopyalanabilir örnekler.
Yedi adımlık durum zinciri
Her satış aynı adımları kullanmak zorunda değildir; ancak atlanan adım görünür olmalıdır:
İhtiyaç kaydedildi → Teklif hazırlandı → Sürüm gönderildi
Müşteri karar verdi → İş açıldı → Teslim/belge tamamlandı
Ödeme doğrulandı → Açık bakiye kapandı
Göndermeden önce
Son kontrol listesi.
- 01Müşteri ihtiyacı ve karar tarihi kaydedildi mi?
- 02Gönderilen sürüm değişmeden korunuyor mu?
- 03Görüntüleme ile kabul birbirinden ayrıldı mı?
- 04Müşteri kararı doğru sürüme bağlı mı?
- 05İş sorumlusu ve teslim adımı belli mi?
- 06Belge süreci uygun sağlayıcı ve hesapla yürütülüyor mu?
- 07Ödeme sağlayıcı sonucu doğrulandı mı?
- 08Kalan bakiye ve sonraki takip tarihi görünür mü?
Sık sorulanlar.
Teklif kabul edildiğinde satış tamamlanmış olur mu?
Ticari karar alınmış olur; ancak işin teslimi, belge ve ödeme adımları devam edebilir. Bu nedenle kabul, sürecin sonu değil operasyon ve tahsilatın başlangıç noktasıdır.
Müşterinin bağlantıyı açması kabul sayılır mı?
Hayır. Görüntüleme yalnızca erişimi gösterir. Kabul için müşterinin açık yanıtı veya işletmenin kaynağını belirttiği ayrı karar kaydı gerekir.
Tahsilat kaydı banka hareketinin yerine geçer mi?
Hayır. Uygulama içindeki kayıt operasyonel takip sağlar. Gerçek ödeme, banka veya ödeme sağlayıcısının doğrulanmış sonucu ve işletmenin muhasebe kayıtlarıyla mutabık olmalıdır.