Fiyat teklifi, toplam rakamdan önce ortak beklentiyi netleştirir.

01

1. Teklifin kime ve hangi ihtiyaç için verildiğini doğrulayın

Teklif hazırlamaya ürün listesinden değil, müşteri ve ihtiyaç kaydından başlayın. Ticari unvan, ilgili kişi, telefon, e-posta ve gerekiyorsa vergi bilgileri doğru olmalıdır. Aynı firmada birden fazla ilgili kişi varsa teklifi kimin değerlendireceğini ve satın alma kararına kimlerin katılacağını not edin.

Başlığa yalnızca “Fiyat Teklifi” yazmak yerine işi tanımlayan kısa bir ifade kullanın. “Merkez ofis klima bakımı”, “2026 üçüncü çeyrek dijital reklam yönetimi” veya “A serisi 250 adet parça tedariki” gibi bir başlık, teklif aylar sonra açıldığında bile bağlamı korur.

02

2. Ürün ve hizmetleri ölçülebilir kalemlere bölün

Her kalem müşterinin anlayacağı bir ad, açıklama, miktar, birim ve birim fiyat taşımalıdır. “Proje bedeli” gibi tek satır, kapsamın nerede başlayıp bittiğini belirsiz bırakabilir. Analiz, tasarım, uygulama, kurulum veya bakım birbirinden ayrılabiliyorsa ayrı kalemler hâlinde gösterin.

Kalem açıklaması teknik şartnameye dönüşmek zorunda değildir. Ancak marka, model, ölçü, kalite sınıfı, hizmet dönemi veya teslim yeri fiyatı etkiliyorsa belgede yer almalıdır. Alternatif ürünler sunuluyorsa hangisinin toplama dâhil olduğu açıkça anlaşılmalıdır.

• Ürünlerde adet, metre, kilogram, paket veya takım gibi doğru birimi kullanın.
• Hizmetlerde saat, gün, dönem, proje veya aylık hizmet gibi ölçüyü belirtin.
• Müşterinin sağlayacağı malzeme, erişim veya onay gibi bağımlılıkları not edin.

03

3. İskonto, vergi ve toplam sırasını görünür yapın

Ara toplam, iskonto, vergi matrahı, vergi ve genel toplam birbirine karışmamalıdır. İskontonun kalem bazında mı yoksa teklif toplamında mı uygulandığını belirtin. Birden fazla vergi oranı veya tevkifat gibi özel bir senaryo varsa güncel mevzuata ve işletmenizin mali müşavir yönlendirmesine göre işlem yapın.

Para birimini yalnızca sembolle bırakmayın; TRY, EUR veya USD gibi açık bir kod kullanın. Dövizli teklifte kurun hangi tarihte ya da hangi ödeme anında esas alınacağını yazın. Yuvarlama farklarının satış sırasında tartışmaya dönüşmemesi için kuruş hassasiyetini ve toplam yöntemini tutarlı uygulayın.

04

4. Kapsama dâhil olmayanları da yazın

Müşterinin yanlış varsayabileceği bir iş varsa kapsam dışı notuna ekleyin. Nakliye, montaj, konaklama, lisans, üçüncü taraf ücreti, elektrik altyapısı veya içerik üretimi gibi kalemler fiyatın içinde değilse bunu yalnızca görüşmede söylemek yeterli değildir.

Kapsam dışı bölümü müşteriyi korkutacak uzun bir sorumluluk reddi olmamalıdır. Amacı iki tarafın aynı işi konuştuğunu doğrulamaktır. Belirsiz bir cümle yerine “Şehir dışı nakliye ve vinç hizmeti fiyata dâhil değildir” gibi somut ifade kullanın.

05

5. Teslim, ödeme ve geçerlilik koşullarını bağlayın

Teslim süresinin teklif onayından mı, kaparo ödemesinden mi, ölçü alımından mı yoksa gerekli bilgilerin tamamlanmasından mı sonra başlayacağını belirtin. “On beş iş günü” tek başına yeterli değildir; başlangıç olayını ve teslim biçimini de yazın.

Ödeme planında tutar veya oran, vade ve ödeme olayı birlikte görünmelidir. Örneğin yüzde 40 siparişte, yüzde 40 sevkiyat öncesi ve yüzde 20 teslimden sonra biçimindeki plan, yalnızca “vadeli” ifadesinden daha denetlenebilirdir. Teklifin son geçerlilik tarihini veya geçerli olduğu gün sayısını mutlaka ekleyin.

06

6. Gönderilen sürümü sabitleyin ve sonucu takip edin

Teklif gönderildikten sonra aynı dosyanın içeriğini sessizce değiştirmeyin. Müşteri fiyat, kapsam veya vade değişikliği isterse yeni sürüm oluşturun; önceki sürümün ne içerdiğini koruyun. Böylece kabul mesajının hangi teklif için verildiği tartışmasız kalır.

Gönderim tarihi, kanalı ve müşteri yanıtı teklif kaydına bağlanmalıdır. Görüntülendi, kabul edildi, reddedildi, revizyon istendi veya karşı teklif geldi gibi durumlar yalnızca satış temsilcisinin hafızasında kalmamalıdır. Kabul edilen teklifin iş, teslim ve tahsilat kayıtlarına dönüşmesi satış sürecini tamamlar.